Demander la délibération sur le régime indemnitaire de votre collectivité

Vos primes ne sont pas fixées par votre bulletin de paie. Elles dépendent d’un texte voté par votre collectivité : la délibération. Cette page dit ce qu’on y lit, où la trouver et comment la demander.

Pourquoi ce texte compte

Dans la fonction publique territoriale, le conseil de la collectivité ou de l’établissement vote les règles des primes de ses agents. Il le fait dans des limites nationales. Ce vote s’appelle une délibération.

« Conseil » veut dire conseil municipal, communautaire, départemental ou régional. Dans un établissement public, comme un centre communal d’action sociale ou un syndicat, c’est le conseil d’administration.

Ensuite, votre employeur fixe votre montant dans les limites de cette délibération. C’est la décision individuelle, souvent un arrêté. Si vous êtes contractuel, c’est votre contrat, ou la décision qui fixe votre prime.

Il n’existe donc pas de barème national de l’IFSE ou du CIA pour un agent territorial. Pour vérifier un montant, il faut deux documents : la délibération et votre décision individuelle. Il faut aussi votre bulletin, votre temps de travail et vos dates d’absence.

D’autres règles de votre paie dépendent aussi d’une délibération, par exemple les règles du temps partiel propres à votre employeur. Elle se demande de la même façon.

Ce qu’on y lit

Le régime indemnitaire, c’est l’ensemble des primes de la collectivité. La délibération fixe leur nature et leurs conditions d’attribution. Pour l’IFSE et le CIA, elle fixe aussi les plafonds. On y cherche en général :

• Qui est concerné : quels cadres d’emplois, et si les contractuels y ont accès ;
• Le groupe dans lequel votre poste est classé, et d’après quels critères ;
• Les plafonds de chaque groupe, pour l’IFSE et pour le CIA ;
• Les critères qui font varier le montant d’un agent à l’autre ;
• Le réexamen de l’IFSE : dans quels cas, et à quel rythme ;
• Le rythme de versement : chaque mois, ou une à deux fois par an ;
• Les absences : ce que deviennent vos primes en arrêt maladie ;
• La date d’effet, et les délibérations plus récentes qui l’ont modifiée.

Les règles tiennent souvent en plusieurs délibérations, avec des tableaux en annexe. Pour comprendre l’IFSE et le CIA eux-mêmes, voyez la page RIFSEEP et régime indemnitaire.

D’abord, demandez à un délégué FSU

Avant toute démarche, parlez-en à un délégué FSU. Contactez la FSU Territoriale 62.

Le service de paie peut vous donner une explication. La FSU peut vous donner la règle. Et la règle n’est pas toujours bien appliquée.

Trois raisons de commencer par là :

• un délégué FSU peut vous aider à obtenir la délibération votée, qui est un texte public ;
• il peut vous aider à repérer laquelle des délibérations successives s’applique aujourd’hui ;
• il peut la lire avec vous et la comparer à votre bulletin.

Un délégué peut aussi vous aider à rédiger votre demande. Vous n’êtes pas obligé de passer par lui : vous pouvez aussi chercher et demander le texte seul.

La trouver sans rien demander

Depuis le 1er juillet 2022, les règles qui valent pour tous les agents sont en principe publiées sous forme électronique. C’est le cas de la délibération qui fixe les règles des primes.

• Communes de 3 500 habitants ou plus, communautés de communes, d’agglomération ou urbaines, métropoles, départements, régions : publication sur leur site internet.
• Communes de moins de 3 500 habitants et syndicats de communes : le conseil choisit entre l’affichage, la publication sur papier ou la publication en ligne. S’il n’a rien choisi, c’est la publication en ligne. Sur papier, les actes sont à la disposition du public en mairie.

Sur le site, cherchez « délibérations », « actes administratifs » ou « régime indemnitaire ». Le texte y est mis en ligne en entier, pendant deux mois au moins. Une délibération votée il y a plusieurs années peut donc ne plus y être. Cela ne veut pas dire qu’elle n’existe pas : elle se demande.

Dans une commune, deux autres pistes existent. La liste des délibérations de chaque séance est affichée en mairie dans la semaine. Elle est aussi mise en ligne sur le site de la commune, s’il existe. Elle donne la date et l’intitulé d’une délibération récente.

Le procès-verbal de la séance contient les délibérations adoptées. Une fois arrêté, il est publié dans la semaine sur le site de la commune, s’il existe. Il faut connaître la date de la séance.

La demander

Toute personne peut demander une délibération à une collectivité. Le texte ne réserve ce droit ni aux habitants, ni aux agents. Vous n’avez pas à dire que vous êtes agent, ni pourquoi vous la demandez.

La demande n’est pas anonyme pour autant : il faut donner votre nom et une adresse. La loi permet aussi de la demander à la préfecture.

• À qui : au maire ou au président. Certains employeurs doivent désigner une personne chargée de l’accès aux documents administratifs. Ce sont les communes et intercommunalités de 10 000 habitants ou plus, les départements, les régions, et les établissements publics d’au moins 200 agents. Vous pouvez lui écrire : la Cada en tient un annuaire.
• Comment : par courriel ou par lettre. Un écrit garde une preuve datée.
• Quoi : la demande doit être précise, pour que l’administration identifie le document. Dites si vous voulez consulter sur place ou recevoir une copie.
• Combien : la consultation sur place est gratuite. L’envoi par courriel d’un document numérique l’est aussi. Une copie sur papier peut être facturée, au plus 0,18 € par page A4 en noir et blanc. Les frais d’envoi par la poste peuvent s’y ajouter.
• Quand : l’administration a un mois, à compter de la réception de votre demande. Sans réponse après ce mois, c’est un refus.

Même quand le texte est en ligne, vous pouvez en demander une copie sur papier.

Un modèle de demande

Objet : demande de communication d’un document administratif

Madame, Monsieur,

Je vous demande de bien vouloir me communiquer la délibération qui fixe le régime indemnitaire actuellement applicable aux agents de [nom de la collectivité], avec ses annexes, ainsi que les délibérations qui l’ont modifiée.

Je souhaite les recevoir par courriel, à l’adresse suivante : [adresse]. Si elles sont déjà publiées sur votre site, le lien me suffit.

Cette demande s’appuie sur l’article [L. 2121-26] du code général des collectivités territoriales et sur les articles L. 311-1 et L. 311-9 du code des relations entre le public et l’administration.

Je vous remercie par avance.

[Prénom, nom, adresse postale, date]

Dans le modèle, remplacez l’article entre crochets par celui de votre employeur :

• commune, centre communal d’action sociale ou autre établissement public administratif de la commune : L. 2121-26 ;
• communauté de communes, d’agglomération, urbaine, métropole, syndicat de communes : L. 5211-46 ;
• syndicat mixte : L. 5721-6 ;
• département et ses établissements publics administratifs : L. 3121-17 ;
• région et ses établissements publics administratifs : L. 4132-16.

Pour un autre employeur, ou en cas de doute, citez seulement les articles L. 311-1 et L. 311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Ils valent pour tous les employeurs publics.

Gardez une copie de votre demande et la preuve de sa réception : accusé de réception, ou réponse du service. Le délai d’un mois part de la réception, pas de l’envoi. La Cada vous demandera cette copie.

Vous pouvez demander en même temps le rapport qui présentait la délibération aux élus, s’il existe : il explique souvent les choix.

La lettre prête à envoyer

Remplissez quelques champs : l’outil écrit la demande sur votre appareil, sans rien envoyer. Voyez d’abord un délégué FSU.

Si on ne vous répond pas

Sans réponse au bout d’un mois, ou après un refus écrit, vous pouvez écrire à la Commission d’accès aux documents administratifs, la Cada. C’est gratuit. Une lettre, un courriel ou le formulaire en ligne suffisent.

Indiquez vos nom, prénoms et adresse, et la liste précise des documents demandés. Joignez la copie de votre demande, et celle du refus s’il y en a un.

La Cada donne un avis. Le texte lui donne un mois ; en pratique, cela peut être plus long. Son avis ne s’impose pas à l’administration, qui peut maintenir son refus.

La Cada ne dit pas si une prime est bien calculée. Elle ne se prononce que sur la remise du document. Passer par elle est obligatoire avant d’aller devant le tribunal administratif.

Surveillez le calendrier. Vous avez deux mois, après le refus ou après le mois de silence, pour écrire à la Cada.

Si le document n’est toujours pas remis deux mois après l’enregistrement de votre demande par la Cada, c’est un nouveau refus. C’est vrai même si l’avis de la Cada n’est pas encore arrivé.

Vous avez alors deux mois pour saisir le tribunal administratif. Notez ces dates et parlez-en à un délégué FSU avant qu’elles ne passent.

Ce que vous ne pouvez pas obtenir, et ce que vous pouvez demander pour vous

Vous n’obtiendrez pas le montant de la prime d’un collègue avec son nom quand cette prime dépend de sa manière de servir. Un tel document porte une appréciation sur la personne.

Des documents sans les noms peuvent être demandés pour comparer : c’est une démarche lourde, qui a plus de sens à plusieurs. Parlez-en à un délégué FSU.

Pour vous, c’est différent. Votre décision individuelle doit vous avoir été notifiée. Si vous ne la retrouvez pas, demandez-en une copie au service des ressources humaines. Une phrase suffit :

Je vous demande une copie de la décision individuelle qui fixe mon régime indemnitaire.

Tout agent public a accès à son dossier individuel, et peut en demander une copie. Un délégué FSU peut vous aider à préparer cette demande.

Un exemple : ce que Karim découvre

Karim est adjoint technique dans une commune fictive. Le vérificateur lui a dit que son IFSE dépend d’une délibération. Un délégué FSU lui en donne une copie : douze pages, tableaux compris. Ils la lisent ensemble.

• Les postes d’adjoints techniques sont classés en deux groupes. Karim encadre deux collègues depuis un an, et le tableau place l’encadrement en groupe 1. Sa décision individuelle le laisse en groupe 2.
• L’IFSE est réexaminée à chaque changement de fonctions, et au moins tous les quatre ans. Personne ne le lui avait dit.
• Pendant un congé de maladie ordinaire, les primes suivent le traitement.
• Un CIA est prévu, versé en fin d’année d’après l’entretien professionnel. Karim n’en a jamais reçu et ignorait qu’il existait.

Rien de tout cela n’était sur sa fiche de paie. La délibération ne dit pas que Karim a raison. Elle lui donne les bonnes questions à poser, avec le délégué.

Pour la suite

Une ligne de votre bulletin vous étonne ? Commencez par le vérificateur de paie. Puis montrez votre bulletin et la délibération à un délégué FSU : contactez vos représentants FSU Territoriale 62.

Les textes de référence

• Code général de la fonction publique, articles L. 714-4 et L. 714-5 : régimes indemnitaires fixés par les organes délibérants ; articles L. 137-1, L. 137-4 et R. 137-16 : dossier individuel.
• Décret n° 91-875 du 6 septembre 1991, article 2.
• Code général des collectivités territoriales : articles L. 2121-15, L. 2121-25 et L. 2121-26 (communes) ; L. 2131-1, L. 3131-1, L. 4141-1 et L. 5211-3 (publication des actes) ; L. 3121-17 (départements) ; L. 4132-16 (régions) ; L. 5211-46 (intercommunalités) ; L. 5721-6 (syndicats mixtes) ; R. 2131-1.
• Code des relations entre le public et l’administration : articles L. 300-2, L. 311-1, L. 311-2, L. 311-6, L. 311-9, L. 311-14, R. 311-11 à R. 311-13, R. 311-15, L. 330-1, R. 330-2, L. 342-1, L. 342-2, R. 343-1 à R. 343-5.
• Arrêté du 1er octobre 2001 sur les frais de copie des documents administratifs, article 2.
• Conseil d’État, 10 mars 2010, n° 303814, Commune de Sète : communication d’arrêtés de primes avec les noms masqués.
• service-public.gouv.fr : fiches F2467 (accès aux documents administratifs) et F2513 (consulter les décisions de sa mairie, son département ou sa région).
• Cada : quand et comment la saisir.